SECRETAIRE DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES H/F 100% (GHND)

Description du poste

Le/la secrétaire a pour mission générale d’organiser pour la direction des ressources humaines la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers.

Le / la secrétaire de la DRH:

1. Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques ; accueille les personnes qui se présentent physiquement à la DRH (filtrage des demandes ; prise de messages)
2. Gère les agendas du DRH et des RRH ; à la demande du DRH, des RHH et des encadrantes RH, gère l’organisation des réunions de travail (programmation, réservation des salles et des véhicules en cas de déplacements)
3. Rédige, dactylographie et diffuse les courriers, notes de service et tous autres documents nécessaires (formats .doc, .xls et .ppt) à partir des instructions orales ou écrites émanant du DRH, des responsables RH ou des encadrantes RH
4. Gère la communication de la DRH auprès de ses interlocuteurs internes et externes (diffusion Intranet, affichage, mise à jour listes de diffusion, diffusion invitations, notes d’information…)
5. Participe à la gestion administrative de certaines missions RH en lien avec le DRH, les RRH et les encadrantes RH (suivi de la campagne annuelle d’entretiens professionnels ; programmation des séances de validation des comptes-rendus d’entretien par l’AIPN, édition des comptes rendus validés, suivi des retours et classement au dossier de l’agent ; suivi des procédures disciplinaires et des recours contentieux ; élaboration et alimentation de certains outils de suivi (suivi des situations d’absence irrégulière en vue de poursuites disciplinaires éventuelles, suivi des documents RH diffusés sur Intraqual nécessitant d’être mis à jour…) ; gestion des médailles : tableau de suivi des demandes, réception des diplômes, commande des médailles et bons cadeaux, organisation de la cérémonie de remise) ; gestion des bons de Noël (note d’information + liens à faire avec direction des achats, le cas échéant)
6. Participe à la tenue des dossiers gérés par la DRH, à l’exclusion du dossier individuel de chaque professionnel (création, tri, classement et archivage, par thématiques).
7. Organise et suit les réunions des instances : CSE, F3SCT, GSST, CDS, CTDS, CAP (programmation, préparation des ordres du jour, convocation, secrétariat de séance, rédaction puis diffusion du compte-rendu; la gestion des CDS doit être assurée en lien avec les secrétaires de direction pour les sites autres que le CHPO) ; participe à la gestion des élections professionnelles et des scrutins organisés pour le renouvellement des CSIRMT
8. Traite les demandes de consultation de leur dossier individuel par les agents (programmation, accueil des agents)
9. Est chargée du dépôt mensuel sur Intraqual des coordonnées des agents dans le cadre du plan de gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles (PGTH SSE)
10. Met en œuvre la procédure de gestion du service minimum en cas de grève : information des responsables, recensement des personnels grévistes, mise en page et diffusion des courriers aux personnels à assigner

Lieu de travail : Centre Hospitalier Pierre Oudot de Bourgoin-Jallieu. Des déplacements sont à prévoir sur les autres sites du GHND en fonction du besoin.

Activité à 100%

Poste de catégorie C dans le cadre d’un contrat de travail à durée déterminée de droit public.

Autres détails