Description du poste
Définition du poste :
La secrétaire a pour mission générale d’organiser pour la direction des ressources humaines, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi de dossiers.
Plus précisément, la secrétaire :
- Assure par un accueil téléphonique adapté auprès de ses interlocuteurs internes et externes la représentation de la direction des ressources humaines et favorise ainsi la coordination entre les différents acteurs
- Dans le cadre des projets et activités de la direction, réalise, met en forme et organise la diffusion d’un large ensemble d’informations, sur la base de consignes orales ou écrites, en autonomie ou sur demande spécifique du directeur des ressources humaines, des attachés d’administration ou des adjoints des cadres.
- Gère les dossiers spécifiques dont elle a la responsabilité directe.
Description des missions :
La secrétaire :
- Réceptionne, traite et oriente les appels et messages téléphoniques (filtrage des informations et des appels, prise de messages)
- Gère les agendas, la programmation et l’organisation des réunions (déplacements le cas échéant, gestion des réservations de salles)
- Rédige, dactylographie et diffuse les courriers, notes de service et tout document de différents formats (.doc, .xls et .ppt) à partir des d’instructions orales ou écrites
- Participe à la tenue des dossiers agents (création, tri, classement et archivage de documents) de la tenue des dossiers de thématique ressources humaines (création, tri, classement et archivage de dossiers thématiques).
- Organise et suit, en coordination avec l’établissement support du groupement, les instances : CSE, F3SCT, commission de formation, GSST (préparation des ordres du jour, convocation, secrétariat de séance, rédaction puis diffusion)
- Participe à la gestion administrative de certaines missions RH en lien avec les encadrants RH (publication et suivi des offres d’emploi Mstaff ; suivi de la campagne d’entretiens professionnels annuelle, suivi des procédures disciplinaires et des recours contentieux)
- Est chargée de la transmission mensuelle des coordonnées des agents dans le cadre du plan de gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles (PGTH SSE) et de toutes informations utiles aux administrateurs de garde et/ou cadre d’astreinte
- Elabore et alimente des outils de suivi RH en lien avec les encadrants RH
- Met en œuvre la procédure de service minimum en cas de grève : information des responsables, recensement des personnels grévistes, mise en page et diffusion des courriers aux personnels à assigner
- Assure la gestion et le suivi des frais de déplacement de personnel et des factures présentées par les prestataires externes à la Direction des ressources humaines
Missions particulières :
- Participe à l’action sociale (gestion des départs en retraite et des médailles du travail)
Compétences :
Savoir :
- Connaissances générales sur les règles de classement et d’archivage des documents
- Connaissances du fonctionnement hospitalier
- Connaissances générales du statut de la fonction publique
Savoir – faire :
- Maitriser les règles de l’expression orale et écrite et aptitudes rédactionnelles ; identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents/rapports ; capacités à prendre des notes et à les restituer
- Travailler en collaboration avec des équipes sur plusieurs sites
- Maitrise des outils bureautiques et de l’environnement informatique (internet, intranet, logiciels métiers et plateformes dédiées à la gestion des ressources humaines)
- Capacités d'organisation et de méthodologie ; Capacité de synthèse et aptitude à la prise en charge simultanée de tâches multiples.
- Capacités à prendre des initiatives et à travailler en autonomie
Savoir être :
- Rigueur et réactivité
- Qualité relationnelles
- Secret professionnel et discrétion professionnelle
- Esprit d’équipe
- Aptitude aux changements et ouverture aux enjeux hospitaliers
Conditions de travail :
- Lieu de travail : le Centre Hospitalier de Pont de Beauvoisin avec des déplacements réguliers sur les autres sites du groupement hospitalier.
- Temps de travail : poste à temps plein sur une base de 37h30 par semaine (14 jours de RTT avec déduction faite de la journée de solidarité)
- Horaires : du lundi au vendredi (poste à repos fixe) de 9h à 16h30
- Organisation de travail : en binôme avec la secrétaire RH du CHPO
FORMATION
Exigée :
• BAC à BAC+2 (BTS assistant de Direction)
• Expérience sur un poste similaire
Souhaitée :
• Expérience dans le secteur public
Poste de catégorie C.